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Publié par CB

2- Mettre en place la méthode GTD pour s'organiser

Préparatifs: temps, espace et outils

Pour ranger, remplir votre boîte d'entrée:

- Prévoir du temps: 3 à 7 jours pleins

- A l'image d'un nettoyage de printemps

- Jeter tout ce qui doit l'être en se posant la question: "En ai-je besoin?"

Espace:

- En vous débarrassant de tout ce qui est inutile, créez vous un espace pour y mettre votre nouvelle organisation

Outils: *

- Des chemises, sous-chemises, boîtes et étiqueteuse

(*nous aborderons les outils numériques dans un second temps)

2- Mettre en place la méthode GTD pour s'organiser

Avant de commencer, vous devez identifier un espace proche de votre bureau pour y ranger tout ce qui est physique (documents, rapports, revues, factures, etc...).

Vous allez commencer votre chantier GTD par une collecte de tout ce qui est au format papier: en faisant cette collecte, vous devez jeter tout ce qui peut l'être, sans état d'âmes.

Puis commencer à classer tous vos documents dans des chemises individualisées avec un marquage standard réalisé avec une étiqueteuse (type Dymo(c)).

- Equipez vous d'une bannette d'arrivée pour la collecte de tous vos documents en papier,

- Positionner votre étiquette à la verticale en haut à gauche de votre chemise,

- Une chemise par nom (par exemple EDF),

- Une boîte par lettre alphabétique (tous les documents dont les noms commencent par E sont dans la boîte E),

- Ranger les boîtes d'archivage par ordre alphabétique.

Pour gérer et suivre tous vos documents papier, vous pouvez renseigner un tableau que vous trouverez ci-dessous en téléchargement.

Liste de classement de vos boîtes et liste pro et privée

Les documents numériques:

Adopter la même organisation que votre rangement physique dans votre gestionnaire de dossier.

La messagerie électronique:

la boîte de réception de votre messagerie est une collecte de tous vos messages, vous devez comme toute élément de collecte la traiter régulièrement et parfois même plusieurs fois par jour.

Vous devez avoir la même rigueur que pour les autres collectes:

- Je traite de la même façon: actionnable, non actionnable,

- Je classe les e-mails dans des archives par ordre alphabétique,

- Je n'hésite pas à mettre dans la corbeille les e-mails qui ne me sont pas utiles,

Conseil si vous recevez trop d'e-mails non souhaités sur votre messagerie courante ou professionnelle:

- Créer une messagerie particulière pour les offres commerciales,

- Ne laissez jamais plus de 50 e-mails dans votre boîte de réception (revoyez là autant de fois qu'il ne faut pour la vider),

- Dans le cadre professionnel, n'hésitez pas à informer ceux qui vous envoient des e-mails en information systématiques (vous aurez ainsi moins d'e-mails à traiter),

- Ne traiter pas deux fois le même e-mail: si je regarde mes e-mails avec un smartphone, je dois les traiter entièrement pour ne pas à avoir à le relire sur mon ordinateur...

Les catégories à créer pour votre suivi:

Il y a 7 principaux types d'éléments qu'il vous faudra surveiller et gérer du point de vue l'organisation:

- Liste de projets,

- Documents d'accompagnement de projets,

- Actions et informations notées sur votre agenda (papier ou numérique),

- Liste des premières actions,

- Liste des actions "en attente",

- Documentation de référence,

- Liste des choses à faire "un jour... peut-être".

2- Mettre en place la méthode GTD pour s'organiser

Les outils:

Si vous décidez d'appliquer le processus complet de gestion du flux de travail (ce qui doit être le cas, si vous lisez ces lignes), il vous faudra ces quelques outils et fournitures pour commencer (bien entendu, vous pourrez les adapter, après quelques semaines de pratiques).

En ce qui concerne les outils numériques, il n'existe pas d'outils parfaits: vous choisirez ceux qui vous conviennent le mieux et qui ne vous font pas perdre de temps.

Je vous dresse ci-dessous la liste des fournitures et quelques avis:

- Corbeilles à courrier (1 à 3: 1 pour les affaires entrantes, 1 pour les affaires sortantes, 1 pour les pièces d'accompagnement). => je préconise une seule corbeille: cela vous obligera à la vider plus régulièrement.

- Rame de papier => pour noter vos idées et les collecter, vous pouvez aussi utiliser un petit carnet avec des pages détachables.

- Post-it => idem ci-dessus et pour se faire des rappels.

- Étiqueteuse automatique: identifier toutes vos pochettes, classeurs de la même façon (j'ai opté pour une étiqueteuse Dymo électronique pour une trentaine d'euros).

- Chemises, sous-chemises (à chaque fois identifiée par une étiquette).

- Boîtes d'archivage.

- Agenda papier (pour ceux qui sont rebutés par l'agenda électronique).

- Poubelle, bacs de recyclage.

Les outils numériques:

Pour noter des idées:

J'utilise Evernote en version gratuite: l'intérêt de cette application est la synchronisation avec un ordinateur.

Pour gérer les projets:

Sur PC, j'utilise OneNote qui s'organisent comme des classeurs: 1 classeur par projet, des intercalaires par projet et des pages qui s'insèrent dans les intercalaires.

Dans les pages, vous pouvez insérer des documents numériques, des photos, des liens Web.

Pour le suivi des actions:

J'ai ma liste sur le fichier excel: suivi des documents papier, liste professionnelle et privée.

J'utilise depuis peu de temps l'application Wunderlist (application gratuite), qui se synchronise avec tous les supports informatiques (ordinateur, tablette, smartphone) et tous les systèmes d'exploitation (Windows, IOS, Androïd, etc...).

Calendrier/Agenda:

Google Agenda: vous pouvez y gérer également vos actions.

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